Die Event-Organisation stand vor vielen Herausforderungen. Wie in vielen Unternehmen wurde die Organisation von Veranstaltungen per E-Mail und Excel vorgenommen. Als international agierendes Unternehmen wollte Rhenus das nun ändern. Nach dem Erfolg eines Probelaufs sollte dieser jetzt für künftige Events erweitert werden. Es wurde entschieden das Projekt neu umzusetzen, dazu später mehr.
Um Teilnehmer und Vortragende bei einem Event zu organisieren, mussten viele Arbeitsschritte erfolgen. Das Verwenden der Einladungen, die Kontrolle von Zusagen und Absagen, Meeting-Räume, die Teilnehmer individuell benötigten, die Unterkünfte, die es zu buchen gab sowie die Vortragsorganisation, damit nicht zu viele Teilnehmer bei einem Workshop angemeldet sind oder sogar den gleichen Workshop doppelt buchten. Hierfür war eine große Menge an Kommunikationsaufwand zu Teilnehmern, Veranstaltungsort und Hotels nötig. Wie dies mittels E-Mail und Excel funktioniert hat, stellt mich zum einen vor ein Rätsel, gleichwohl ich für diese Leistung auch großen Respekt habe.
Rhenus lädt zu den Events internationales Publikum ein. Teilnehmer und Sprecher kommen aus fast allen Ländern dieser Welt. Abhängig von An- und Abreise mussten Hotels gebucht werden, Informationen zum Event erhalten und vieles weitere kurzfristig erledigt werden. Zu jedem Event hatten Teilnehmer die Anforderungen, zentral mit anderen Teilnehmern kommunizieren zu können.
Die Lösung bestand darin ein Backend für die Organisation zu schaffen, sowie ein Frontend im Web und eine App, in der Teilnehmer schnell und einfach alle nötigen Aufgaben erledigen konnten.
Pimcore spielt hierbei eine zentrale Rolle. Das Backend von Pimcore wurde an die Anforderungen mittels Master-Data-Management aufgebaut, sodass die Organisation sehr einfach Events und Tracks erstellen konnten. Gleichermaßen können Nutzer angelegt und verwaltet werden.
Das Frontend im Web wurde von Anfang an so umgesetzt, dass Formulare und Buchungsmechanismen auch in der App direkt als WebView eingebunden werden konnten. Der Chat wurde ausschließlich in der App eingebunden.
Pimcore war hier auch wieder so flexibel erweiterbar, dass eine API für die App implementiert werden konnte. Darüber hinaus wurde das Pimcore Backend selbst erweitert, um der Event-Organisation die Möglichkeit zu geben PUSH-Notifications, abhängig vom Event, an die App zu senden. Auch Hotelbuchungen konnten exportiert und so an die Hotels weitergeleitet werden.
Alles in allem brachte die Event-App an vielen Stellen eine deutliche Vereinfachung für alle und ist ein Beispiel für gute Digitalisierung. Ein Grund mehr, dies auf der Pimcore Inspire 2019 auf dem Tech-Track vorzustellen.
Die erste Version der App wurde ebenfalls in Pimcore umgesetzt. Diese wurde leider von einer Partneragentur umgesetzt. Das Management entschied damals, die erste Version über einen Partner-Dienstleister umzusetzen, ohne mich als Bereichsverantwortlichen für Pimcore zu involvieren. Dies hatte zur Folge, dass die erste Version ohne jede Dynamik und Konzept programmiert wurde.
Nach dem Erfolg des ersten Events wollten man für zukünftige Events diese App wieder nutzen. Dazu musste man sie jedoch komplett neu bauen. Es ergaben sich weitere Anforderungen und Abhängigkeiten, welche man mittels guten Konzeptes vorher hätte erkennen können.
Sobald die Management-Ebene das Wort "Neubau" hört, kneift es nur bedauerlicherweise so sehr im Portemonnaie, dass selbst die Aussage "Es benötigt weniger Arbeitszeit es neu zu bauen, als es umzubauen." auf taube Ohren trifft. Die Entscheidung, wie man nun vorgeht, dauerte Wochen, was zur Folge hatte, dass ich dieses Projekt in etwas mehr als 80 Stunden in 7 Tagen inklusive technischem Konzept, Backend, API, Web-Frontend, UX-Konzept und UI-Design umgesetzt habe. Stolz bin ich nur darauf, dass ich das kann, nicht aber, dass ich es gemacht habe.
